Wie zijn onboarding niet op orde heeft, zorgt ervoor dat de binnengehaalde medewerker al snel zijn motivatie en betrokkenheid kwijtraakt. Zonde!
Met de juiste onboarding zit hij vol enthousiasme op zijn thuiswerkplek en weet hij wat zijn positie is in het bedrijf. Natuurlijk, online onboarden is voor iedereen nieuw en wellicht een ondergeschoven kindje in deze crisis. Toch is het niet heel ingewikkeld om aandacht te besteden aan je nieuwe medewerker en hem zo te behouden op de lange termijn.
Wat moet je wel en niet doen? Ik sprak met een aantal mensen die afgelopen jaar gestart zijn bij een nieuwe werkgever. En het allerbelangrijkste lijkt te zijn: doe wat je normaal ook zou doen in de eerste week van je werknemer.
Het is logisch om je nieuwe werknemer bij de start te bellen en welkom te heten. Zorg ook dat er een laptop klaar ligt of opgestuurd wordt. Check de werkplek, heeft de werknemer nog iets nodig? Een bureaustoel of extra scherm? Zet je normaal een bloemetje op het bureau, stuur die nu op. Check aan het einde van de eerste werkdag hoe het gaat, laat zien dat je benaderbaar bent.
Plan de agenda van de nieuwe medewerker voor de eerste week in. Wie zijn de belangrijkste collega’s en bij wie kan hij terecht met vragen? Zorg dat er voldoende informele kennismakingsgesprekken ingepland worden. Maak ook een lijst met taken die de werknemer kan oppakken. En: Leg uit hoe hij dat moet doen en wie hij daarvoor nodig heeft. En benoem een buddy waar hij al zijn vragen aan kan stellen.
Stimuleer ‘toevallige’ ontmoetingen. Dat kan bijvoorbeeld met de Slack-app Donut. Deze koppelt twee willekeurige collega’s aan elkaar die dan een kwartiertje in gesprek gaan of ijsbrekers beantwoorden. Zo leert je nieuwe collega langzaam meer mensen binnen het bedrijf kennen.
Check of er algemene meetings of Teams-kanalen zijn waar de nieuwe collega voor uitgenodigd moet worden. Nieuwe medewerkers ontdekken regelmatig dat ze niet voor de wekelijkse teammeeting zijn uitgenodigd. Of dat er een kanaal is waar geinige dingen op worden gedeeld, waar ze niets van weten.
Ga ook na welke coronaregelingen er binnen jouw bedrijf zijn. Wees daar expliciet in. Eén van mijn geïnterviewden vertelde me dat ze worstelde met haar nieuwe baan in combinatie met thuisonderwijs aan haar drie kinderen. Kon ze nu al bij haar manager aankloppen? Achteraf bleek de nieuwe werkgever juist een hele goede regeling had, waarbij je een assistent kon krijgen die bij je thuis voor de kinderen kwam zorgen. Dat moet je dan als nieuwe werknemer maar net even weten!
Betrek je medewerker meteen in het team. Zelf startte ik op 1 december bij Jobsrepublic en ik werd meteen meegenomen in de kerstvideo. Ik voelde me direct betrokken. Maar: laat de algemene online borrels met tientallen collega’s misschien nog even optioneel. Als newbie voel je je ietwat verloren als er interne grappen worden gemaakt en je pubquizvragen moet beantwoorden over collega’s die je nog nooit hebt ontmoet.
Het allerbelangrijkste blijft: persoonlijke aandacht. Check ook na de eerste week regelmatig hoe het met je medewerker gaat en of hij nog ergens tegenaan loopt. Zo voelt hij zich minder verloren en meer gehoord.
